آرشیو مقالات و مطالب فارسی

تعریف انواع داده ها

در درس پیش مبحث طراحی جدول را آغاز کردیم و پنجره Design View آشنا شدیدو
توانستیم اقدام به ایجاد جداول جدید کنیم ولی یکی از مباحث مهم در طراحی
جدول را ذکر نکردیم و قول آن را به جلسه بعد دادیم و آن مبحث که در این
درس به طور مفصل توضیح داده خواهد شد نوع داده های فیلدها می باشد.
اگر به یاد داشته باشید در پنجره Design View ما برای تعریف کردن فیلدها
از سه ستون Field Name و Data Type و Deion استفاده می کردیم و
همچنین گفته شد که Field Name برای شرح نام فیلد و Deion برای توضیح
فیلد برای استفاده های بعدی می باشد. اما نکته ای که اینجا قابل ذکر می
باشد ستون Data Type می باشد که نوع داده های هر فیلد را مشخص می کند مثلا
داده های از نوع متن, عدد, تاریخ و غیره که تمامی موارد در زیر به طور
کامل شرح داده خواهند شد.

تعریف انواع داده ها:

هر داده ای نوع خاصی دارد. هرفیلد جدول, داده هایی از یک نوع خاص را می
تواند در خود جای دهد.مثلا برای فیلدی با اسم "نام کارگر" باید داده هایی
از نوع متن تعریف شود تا تمامی رکوردهای ثبت شده در این فیلد دارای یک نوع
داده و آن هم از نوع متن باشند.لذا هرگاه جدولی طراحی می کنیم باید نوع
داده هر فیلد را از فهرست پایین جهنده ستون Data Type انتخاب کنیم.(برای
نمایش فهرست ستون Data Type کافی است بر روی فلش موجود در این ستون کلیک
کنیم تا فهرستی از نوع تمامی داده هایی که می شود در اکسس ثبت کرد برای ما
نشان داده شود)
توجه: هنگامی که موردی را از فهرست بازشونده Data Type انتخاب می کنیم
اکسس فهرستی از اطلاعات را در بخش زیرین پنجره نمایش می دهد که به آنها
Field Properties (یا خصوصیات فیلد) گفته می شود. مثلا وقتی ما فیلدی از
نوع Text (متن) را از ستون بازشونده انتخاب می کنیم. در زیر همین پنجره
خصوصیات فیلد مربوط به متن برای ما نشان داده می شود. این خصوصیات عنوان
درس بعدی ما می باشد که به طور مفصل شرح داده های خواهد شد که در این قسمت
ما تنظیمات جالب توجه ای داریم.
حال در زیر به تشریح تمامی انواع داده ها می پردازیم:

داده از نوع Text(متن):

از داده نوع Text در فیلدهایی که حروف, واژه ها, اسامی و عبارات را نگه می
دارد استفاده می شود. لازم نیست که محتوای فیلد متن فقط متون الفبایی باشد
بلکه می تواند اعداد و علایم خاص نیز باشد. ولی توجه کنید که برای اعدادی
که در محاسبات از آنها استفاده می کنید, از فیلد نوع متن استفاده نکنید.
فیلد متن برای داده های مناسب است که می خواهید آنها را نگهدارید و نه
آنهایی که قصد انجام محاسبه بر روی آنها را داشته و یا به عنوان تاریخ و
زمان بکار ببرید.مثلا داده های با عنوان "نام" باید در این نوع فیلد ذخیره
شوند.
توجه: از فیلد متنی برای داده های با طول حداکثر 255 کاراکتر استفاده
کنید. اگر طول داده بیش از این مقدار است, از داده نوع Memo استفاده کنید.
همچنین دقت کنید که برای کنترل طول فیلد متنی, از خصوصیات فیلد استفاده
کنید(در درس بعدی شرح داده خواهد شد) مثلا می توانید از اکسس بخواهید تا
در هز رکورد فیلد متنی, تا 255 حرف را نگهدارد.
آدرس و شماره تامین اجتماعی مثالهای کاملی از داده های متنی هستند که از اعداد و علایم خاص (مانند تیره و ویرگول) تشکیل می شوند.

داده از نوع Memo (یادداشت):

از داده نوع Memo برای فیلدهایی استفاده می شود که تا 64000 کاراکتر (شامل
حروف, اعداد و کارکترهای خاص) طول دارند.تعیین طول فیلدهای Memo ضروری
نیست چون اکسس فقط به همان مقدار که لازم است برای آنها جا تعیین می کند.
در واقع جدولهایی که فیلد Memo دارند, رکوردهایی با طول متغیر دارند, چون
طول فیلد Memo در هر رکورد, با رکوردهای دیگر فرق دارد. مثال برای این نوع
فیلد, فیلدی به نام "توضیحات" می تواند باشد.
توجه کنید که اگر بخواهید متون شکل بندی شده ای مانند متون واژه پردازی
شده در Word را در اکسس نگه داری کنید باید از داده های نوع OLE استفاده
کنید نه داده های نوع Memo.

داده از نوع Number (عدد):

هر داده ای از جدول را که بخواهید در محاسبات بکار ببرید, از نوع Number
تعریف کنید. داده از نوع Number برای تمامی ارقام, بجز مقادیر پولی و
ارقام با دقت زیاد که در محاسبات علمی بکار میرود مناسب است.(توجه کنید که
از داده نوع Currency (ارز) برای ارقام پولی و دقت بالا استفاده می شود).
اکسس در ارقام با دقت بالا زیاد دقیق نیست مگر اینکه از داده نوع Currency
استفاده کنید.مثال برای داده های نوع Number می تواند مثلا شماره کدپستی
یا شماره کارگری باشد.

داده از نوع Data/Time (زمان/تاریخ):

داده های از نوع تاریخ و زمان را در فیلدهایی که نوع آنها Data/Time است
نگهدارید. از این نوع داده در فیلدهایی مانند تاریخ استخدام و زمان
ملاقاتها استفاده می شود. وقتی فیلدهای تاریخ و زمان را از نوع Data/Time
تعیین می کنید, اکسس به شما امکان مرتب کردن آنها را بر اساس تاریخ و زمان
می دهد. مثلا می توانید گزارشی از تمامی کرامندانی که تاریخ شروع به کار
آنها اول مهرماه 1377 بوده است و یا فهرستی از تمامی حسابهایی که بیش از
60 روز به سررسید آنها مانده را چاپ کنید.

فیلد داده از نوع Currency (ارز):

از این نوع داده ها برای نگهداری مقادیر پولی یا ارزی استفاده می شود.
داده از نوع Currency, کاربر را مطمئن می سازد که مقادیر پولی/ارزی که در
محاسبات بکار می روند به درستی گرد شده اند.(ولی یک مشکل کوچک در اکسس
2000 در این نوع فیلد برای ثبت نتایج به ریال وجود دارد) اکسس تمامی
مقادیر پولی/ارزی را با 15 رقم در سمت چپ و چهار رقم در سمت راست نقطه
اعشار(ممیز کسری) نگه می دارد, لذا می توانید اعداد با دقت بالا را در
فیلدهای پولی نگه دارید. از مثالهای بارز این نوع فیلد مقدار حقوق کارمند
را می توان ذکر کرد.

فیلد داده از نوع Auto Number (عدد خودکار):

وقتی که فیلدی را را از نوع داده Auto number تعریف می کنید, با هر رکوردی
که به جدول اضافه شود اکسس بطور خودکار عددی را در این فیلد نگه می
دارد.سه نوع ارقامی که اکسس در فیلد عدد خودکار نگه می دارد, عبارتند از:
----------------
اعداد متوالی: هنگامی که رکورد جدی را به جدول اضافه می کنید, اکسس رقمی
متوالی را تخصیص می دهد که از 1 شروع می شود. مقادیر متوالی Auto Number
معمولا برای کلید اصلی جدول بکار برده می شوند.
اعداد تصادفی: اکسس در رکورد جدید به این فیلد, عددی منحصر به فرد و
تصادفی را اختصاص می دهد. اعداد شناسائی انعکاسی: اکسس مقدار منحصر به
فردی را به این فیلد تخصیص می دهد که پایگاه داده های تکرار شونده را با
یکدیگر هماهنگ می کند.
----------------
فیلد داده از نوع Yes/No (بلی/خیر):

فیلدی که از نوع Yes/No تعریف می شود به ازای Yes عدد 1- و به ازای No عدد
0 را دارا می شود. با استفاده از بخش Filed Properties در پنجره مذکور می
توانید بسته به دلیل استفاده از فیلد, یکی از سه حالت Yes/No, True/False
(درست یا غلط) یا On/Off (روشن و خاموش) را به کار ببرید. از موارد
استفاده از این نوع داده می توان به متاهل بودن اشاره کرد که می تواند یا
بله یا خیر را دربرگیرد.

فیلد داده از نوع شی OLE:

OLE مخفف Linking and Embedding (اتصال و نشاندن شی) است. اگر
برنامه دیگری تحت ویندوز از OLE پشتیبانی کند یعنی بتواند شی قابل انتقال
به برنامه دیگری را ایجاد کند آنگاه فیلد شی OLE در اکسس نیز قادر خواهد
بود تا آن داده را در خود نگه دارد. فیلدهای OLE برای نگهداری اشیایی از
قبیل عکس, تصاویر ویدیوئی و صدا مناسب است. (همانطور که ملاحظه می کنید,
پایگاه داده اکسس علاوه بر داده های عددی و متنی می تواند انواع متنوع
دیگری از داده ها را نیز نگه دارد.)
وقتی که فیلدی از نوع OLE را در جدول قرار می دهید, می توانید علاوه بر
مثلا اطلاعات مربوط به اقلام موجودی, تصویر آن را نیز به شکل یک شی OLE در
درون فیلد OLE قرار دهد. به این ترتیب هنگامی که رکورد را نمایش می دهید,
اکسس داده های رکورد را همراه با تصویر نمایش می دهد.
برای نگهداری فیلدهای از نوع OLE در پایگاه داده اکسس به نرم افزاهای کمکی از قبیل برنامه های گرافیکی و یا صفه گسترده نیاز دارید.

داده از نوع Hyperlink (ابرمتن):

این نوع فیلد برای نگهداری ابرمتنها بکار می روند. اگر تا حالا تجربه کار
کردن با برنامه های طراحی صفحات وب یا کارکردن با کدهای HTML را داشته
باشید منظور از ابرمتنها را به خوبی می دانید. ابرمتنها در واقع لینکهای
اینترنتی هستند که ما را به صفحات مختلف در اینترنت هدایت می کنند مثلا ما
اگر لینکی به صورت http://www.yahoo.com داشته باشیم و برروی آن کلیک کنید ما را به صفحه یاهو خواهد برد و در واقع
این نوع فیلد از انواع فیلدهایی است که به ندرت مجبور به استفاده از آن می
شویم. عملکرد آنها درست مانند فیلو از نوع متن می باشد با این تفاوت که در
اینجا هر متنی را که برای نگهداری تایپ کنیم در واقع آن لینکی از به یک
صفحه اینترنتی.
از موارد استفاده از این فیلد می توان به نگهداری آدرسهای اینترنتی مرتبط با شرکت اشاره کرد.

داده از نوع Lookup Wizard (جادوگر جستجوگر):

هنگامی که فیلدی از نوع Lookup Wizard ایجاد می کنید, اکسس با بکار گرفتن
جادوگری به آن امکان می دهد تا بجای یک مقدار, فهرستی از مقادیر را
نگهدارد. این فیلد می تواند فهرستی از مقادیر را از یک جدول یا بازجست و
یا فهرستی از مقادیر ثابتی که در هنگام ایجاد فیلد تعریف کرده اید,( برای
فهرستهایی که مقادیر ثابتی دارند) باشد.
فرض کنید که شرکتی به پنج کشور کالا می فروشد. هنگام طراحی پایگاه داده می
توانید با بکار انداختن Lookup Wizard, فهرست ثابتی از اسامی کشورها
بسازید که در هنگام ورود داده ها به جدول, ظاهر شود.
هنگام که کاربر بخواهد کشوری را انتخاب کند به جای تایپ نام کشور برای هر رکورد فقط باید از فهرست ثابت انتخاب کند.
حال شما قادر به شناسایی انواع داده های موجود در اکسس می باشید و با نوع
عملکرد آنها آشنا هستید و تا حدودی قار به ایجاد جدول هستید ولی یک نکته
در اینجا باقی مانده و آن خصوصیت انواع فیلدها می باشد که موضوع درس آینده
ما را تشکیل می دهد که موضوعی جالب می باشد .

خصوصیات فیلدها

اگر به خاطر داشته باشید در دروس قبلی شروع به طراحی پایگاه داده های خود
کردیم و در مورد پنجره Design View که ما را در طراحی جداول یاری می کند
به طور مفصل صحبت شد. همچنین در درس قبل در مورد انواع داده هایی که از
طرف اکسس پشتیبانی می شود و شما می توانید از آنها در ایجاد جداول خود کمک
بگیرید بحث کردیم. حال که ما با انواع داده ها آشنا شدیم وقت آن رسیده است
که به تنظیم خصوصیات این داده ها بپردازیم و این همان موضوعی است که در
این درس به آن پرداخته شده است.

تعریف خواص فیلد:

به محض آنکه شما نوع داده را از لیست قسمت Data Type انتخاب کردید در
پایین همان پنجره قسمتی که به Field Properties مشهور است در پایین گوشه
چپ نمایان می شود که در این پنجره کوچک که دارای دو شاخص General و Lookup
می باشد ما اقدام به تنظیم خواص فیلد می کنیم. بسیاری از فیلدهای خواص
فیلد, اختیاری است. برخی از فیلدها به هیچ فیلد خاصه ای نیاز ندارند حال
آنکه برخی دیگر از فیلدها به چندین فیلد خاصه نیاز دارند. شما می توانید
در شکل 101 در زیر پنجره خواص فیلد برای یک فیلد متنی را مشاهده کنید.
هر فیلدی که دارای نوع خاصی است همچنین دارای خصوصیات مربوط به خود می
باشد که با خصوصیات دیگر فیلدها متفاوت می باشدمثلا در شکل بالا ما از
لیست باز شده Text را که فیلد متنی ایجاد می کند را انتخاب کردیم اگر به
جای آن یک نوع دیگر فیلد مانند Number (اعداد) را انتخاب می کردیم خصوصیات
فیلد ما که در پایین پنجره مشخص است متفاوت از این شکل می شد یعنی فیلد
متنی خصوصیات مربوط به خود را دارد و فیلد اعداد خصوصیات متمایز از فیلد
متنی این موضوع در مورد انواع دیگر داده نیز صدق می کند. همانطور که برای
فیلد خود نوع داده ای را انتخاب کردیم مانند Text باید برای آن خصوصیات
مخصوص به خود را نیز ذکر کنیم. برای این کار می توانیم بر روی کادرهای
موجود در قسمت خصوصیات فیلد کلیک کرده و مقدار مورد نظر خود را در آنها
وارد کنیم که در طول این درس ما با نحوه عملکرد کادرهای خصوصیات فیلد آشنا
خواهیم شد.
بخش Field properties (خصوصیات فیلد) خاصه هایی از قبیل اندازه فیلد, شکل
نمایش و تعداد اعشار را مشخص می کند. هر نوع فیلد داده, مجموعه فیلدهای
خاصه خودش را دارد. در زیر به ترتیب به معرفی خاصه های مختلف هریک از
انواع داده می پردازیم.

خواص فیلد متنی:

در زیر هر یک از مقادیر خاصه های فیلد از نوع Text را تشریح کرده ام:
--------------->
Field Size(اندازه فیلد): حداکثر طول داده ای را که در فیلد قابل نگهداری
است تعیین می کند مثلا اگر ما بخواهیم که کاربر در فیلد نام بیش از 15
کاراکتر قرار ندهد می توانیم با تنظیم این خصوصیت روی 15 بیش از این مقدار
را قبول نکنیم.
Format(شکل): شکلی را که اکسس برای نمایش داده فیلد بکار می برد تعیین می
کند. مثلا ما می توانیم در این قسمت تعیین کنیم که حرف اول فیلد ما به
صورت بزرگ نشان داده شود.
Input Mask(قالب ورودی): نحوه ورود داده به فیلد را تعیین می کنیم مثلا
اگر ما کد کارگری به شکل 2225-2 داشته باشیم می توانیم تعیین کنیم که
کاربر به هنگام وارد کردن کد در این قسمت حتما باید در دومین کاراکتر خط
فاصله قرار دهد.
Caption(عنوان): پیامی است که در هنگام انتخاب فیلد در حالت نمایش Datasheet در میله وضعیت نمایش داده می شود.
Value Default(مقدار پیش فرض):مقداری است که کاربر همواره در فیلد مشاهده
می کند مگر آنکه آن را تغییر دهد مثلا در فیلد جنسیت می توان نام مرد را
همواره برای کاربر نشان داد و اگر کاربر مایل باشد می تواند آن را تغییر
دهد و یا آنرا به صورت پیش فرض قبول کند.
Validation Rule(قاعده مقبولیت): مقادیری که کاربر در فیلد وارد می کند را
محدود می سازد (در این مورد در دروس آتی بیشتر صحبت می کنیم)
Validation text(متن مقبولیت):پیام خطایی است که در صورتیکه کاربر اقدام
به ورود مقداری کند که قاعده مقبولیت را نقض کند نمایش داده می شود.
Required(ضرورت):مشخص می کند که آیا کاربر می تواند در هنگام ورود داده در
جدول این فیلد را خالی رد کند یا حتما باید مقداری در آن وارد کند مثلا
اگر کاربر فیلد که کلید اصلی می باشد خالی رد کند برنامه با مشکل روبرو می
شود.
Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر): مشخص می کند که آیا متنی با طول صفر در فیلد قابل قبول است یا نه.
Indexed(نیاز به ایجاد اندیکس):مشخص می کند که آیا فیلد به اندیکس نیاز دارد یا نه. فیلد اندیکس مرتب کردن و جستجو را تسریع می کند.
Unicode Compression(فشرده سازی یونیکد): در این قسمت تعیین می کنیم که
مایلیم فیلد ما با استفاده از سیستم Unicode فشرده سازی شود که این گزینه
برای قابلیت فارسی نویسی در اکسس مفید می باشد.(در مورد سیستم Unicode می
توانید به دروس HTML در همین سایت مراجعه کنید).
---------------
توجه: هنگامی که خاصه اندازه فیلد را معین می کنید, آنرا بزرگتر از آنچه
واقعا نیاز دارید قرار ندهید. اکسس فضای تخصیص یافته را بر مبنای این
مقدار تعیین می کند, صرفنظر از اینکه طول به کار گرفته شود یا خیر. در
صورت بزرگتر گرفتن آن , فضای دیسک بیهوده اشغال می شود.
فیلدهای Format(شکل) و Input Mask(قالب ورودی) پیچیده ترین خاصه های هر
فیلد هستند. به عبارت دیگر, هنگامی که نحوه نمایش و ورود داده با استفاده
از این خاصه ها را یاد می گیرید چنان است که گویی زبان جدیدی را فرامی
گیرید. اینکه اکسس چگونه داده های وارد شده در فیلد را نمایش دهد, توسط
فیلد خاصه Format تعیین می شود و خاصه Input Mask چگونگی ورود داده در
فیلد را تعیین می کند.
در زیر مقادیری را که شما می توانید در فیلد خصوصیت شکل Format وارد کنید
تشریح شده اند که به وسیله آنها می توانید نحوه نمایش داده ها را تعیین
کنید:
--------------->
! : برخلاف پیش فرض تراز از سمت راست, داده های درون فیلد را تراز به سمت چپ می کند.
* : در این مکان از فیلد کاراکتری باید قرار گیرد.
& : در این مکان از فیلد وجود کاراکتر دلخواه است. (الزامی نیست)
< : در این مکان از فیلد کاراکتر به حروف کوچک تبدیل می شود.
> : در این مکان از فیلد کاراکتر به حروف بزرگتر تبدیل می شود.
\ : بجای اینکه کاراکتر بعدی را حرفی در نظر گیرد, آنرا بعنوان کد شکل در
نظر می گیرد. (برای نمایش * مفید است, در غیر اینصورت اکسس ستاره به عنوان
کاراکتر علامت محل فیلد در نظر می گیرد.)
--------------
مثال: بنابراین اگر خاصه format فیلدی را
&>&&&&& تعیین کنید و
نخستین رکورد جدول بصورت lw3dp2 باشد اکسس آنرا به lw3dP2 تبدیل می کند
(کاراکتر > حرف P را به صورت حرف بزرگ P نشان می دهد).
در زیر هم به معرفی مقادیری که شما می توانید در خاصه Input Mask قرار دهید ذکر شده اند:
------------->
0 : در این مکان از فیلد عدد باید باشد.
9 : در این مکان از فیلد عدد یا فاصله باید باشد.
# : در این مکان از فیلد عدد, علامت مثبت, علامت منفی یا فاصله می تواند قرار گیرد.
1 : در این مکان از فیلد باید یک حرف الفبایی باشد.
؟ : در این مکان از فیلد هر حرف الفبایی به دلخواه می تواند باشد.
A : در این مکان از فیلد باید یک حرف یا یک عدد باشد.
a : در این مکان از فیلد به دلخواه یک حرف یا عدد می تواند قرار گیرد.
& : در این مکان از فیلد باید یک کاراکتر یا فاصله قرار گیرد.
c : در این مکان از فیلد یک کاراکتر دلخواه قرار می گیرد.
> : کاراکتر در این محل به حرف بزرگ تبدیل می شود.
< : کاراکتر در این محل به حرف کوچک نبدیل می شود.
! : باعث می شود تا کاراکترهای ورودی در فیلد به جای آنچه از سمت راست شروع شوند, از سمت چپ شروع شوند.
\ : بجای اینکه کاراکتر بعدی را حرفی در نظر بگیرد آنرا به عنوان کد شکل
در نظر می گیرد (برای نمایش کاراکترهای مانند * و ! مناسب است.)
--------------
مثال: بنابراین اگر خصوصیت شکل فیلدی را 0000-000(9999) تعریف کنید اکسس
کاربر را مجبور خواهد کرد تا شماره تلفن را به شکل ده رقمی وارد کند.

خواص فیلد Memo:

داده از نوع Memo (یادداشت) مقادیر خاصه های فیلد زیر را نیز داراست, که
تمامی آنها در بالا بخش مربوط به فیلد Text تشریح شدند پس فقط به ذکر آنها
بسنده کرده و آنها را توضیح نمی دهیم:
Format (شکل), Caption(عنوان), Default Value(مقدار پیش فرض), Validation
Rule(قاعده مقبولیت), Validation Text(متن مقبولیت), Required(لازم بودن),
Allow Zero Length(مجاز بودن طول صفر), Unicode Compression(فشرده سازی
یونیکد).
به عبارت دیگر اگر فیلدی از نوع Memo داشته باشید می توانید درست مشابه فیلد متن شکل, عنوان و سایر خصوصیات آنرا را تعریف کنید.

خواص فیلد عددی:

در زیر مقادیر خاصه های فیلد از نوع Number تشریح شده است( به خاطر تکرار
نکردن آنچه قبلا ذکر شد آنهایی که مشابه فیلد از نوع Text می باشند ذکر
نشده اند تا فقط موارد جدید به اطلاع شما برسند):
------------->
Field Size(اندازه فیلد):اگر فیلدی از نوع عدد داشته باشید و بخواهیم
اندازه فیلد را در خصوصیات آنرا تعریف کنید شما می توانید از لیست موجود
در این قسمت یکی را انتخاب کنید که هر کدام را عناصر لیست را با نوع
کاربرد آنرا ذکر می کنیم: Byte(برای نگهداری یک عدد کوچک بین 0 تا 255),
Integer(یک عدد بزرگتر تا 32767), Long Integer(یک عدد باز هم بزرگتر تا
2/1 میلیون), Single(عدد اعشاری), Double(عدد اعشاری با دقت زیاد),
Replication ID( یک مقدار عدد شناسائی انعکاسی برای هماهنگ کردن چندین
جدول پایگاه داده), Decimal(برای اعدادبر مبنای دسیمال).
Format(شکل): در این بخش از خصوصیات هم باید یکی از موارد موجود در لیست
را انتخاب کنید که به ذکر آنها بسنده می کنیم: General Number(برای مقادیر
معمولی), Currency(برای مقادیر پولی), Euro(برای مقادیری با واحد پول
یورو), Fixed(همواره باید یک رقم اعشار داشته باشد), Standard(که در اعداد
بزرگ ویرگول نشان می دهد), Percent(برای نمایش ارقام درصدی همراه با علامت
درصد),Scientific(برای نمایش ارقام علمی).
Decimal Places(ارقام اعشار): تعداد ارقام اعشاری که برای یک مقدار نشان داده می شود.
-------------
دیگر موارد موجود در خصوصیات فیلد از نوع عدد تکراری بوده و انها را می توانید مانند فیلد از نوع متن تنظیم کنید.
اگر داده ای که در فیلد وارد می کنید بزرگتر از نوع داده انتخابی باشد, اکسس پیام خطایی مبنی بر وجود مشکل را نمایش می دهد.

خواص فیلد تاریخ/زمان:

در زیر به تشریح هر یک از مقادیر خاصه های فیلد تاریخ/زمان می پردازیم توجه کنید که از ذکر موارد تکراری اجتناب شده است.
------------>
Format(شکل): در این بخش از خصوصیات باید از لیست موجود یکی را به دلخواه
و نحوه عملکرد برنامه انتخاب کنید: General Data (برای تاریخ به شکل
1382/4/20 و زمان به شکل 3:12:2 عصر ), Long Data(برای نشان داده تاریخ به
شکل بلند که در آن نام ماه ذکر شده است), Medium Data(برای نشان دادن
تاریخ به شکل 82-مرداد-20), Short Data(برای نشان دادن تاریخ به شکل معمول
و کوچک), Long Time(برای نشان دادن زمان به شکل 3:12:2 عصر ), Medium
Time:(برای نشان داده زمان به شکل 3:12 عصر ), Short Time(برای نشان دادن
زمان به صورت 3:12).
------------
دیگر موارد و خصوصیات موجود در این نوع داده مانند داده از نوع Text می باشد.
توجه: اگر هیچ یک از اشکال دقیقا آنچه لازم دارید نبود, می توانید شکل
مورد نظر خود را, با کاراکترهای خاص بسازید که این مبحث یک مبحث طولانی می
باشد در برنامه ما نمی گنجد شما می تواند برای اینکار از Help بهره بگیرید.

خواص فیلد Currency (ارز/پول):

این نوع از فیلد در واقع زیرمجموعه ای از داده نوع عدد می باشد که خصوصیات
آن مانند داده از نوع عدد می باشد ولی باید برای ایجاد داده از نوع ارز از
قسمت Format مورد Currency انتخاب شود.

خواص فیلد از نوع Auto Number(عدد خودکار):

در زیر هر یک از موارد و خصوصیات داده از نوع عدد خودکار شرح داده شده است:
------------>
Fielg Size(اندازه فیلد): اگر می خواهید به صورت پیش فرض از این نوع داده
استفاده کنید از لیت باز شده Long Integer را انتخاب کنید ولی اگر می
خواهید از پایگاه داده تکرار شونده استفاده شود باید Replication ID
انتخاب شود.
New Values(مقادیر جدید): باید تعیین کنید که اکسس اعدادی را که در این
فیلد قرار می دهد از نوع Increment(به صورت افزایشی) یا از نوع Random(به
صورت تصادفی) باشد.
Format(شکل): لیست موجود در این بخش از خصوصیات فیلد درست مانند داده از
نوع عدد می باشد که می توانید مانند آن یکی از مقدارهای موجود را انتخاب
کنید.)
------------
دیگر خصوصیات موجود در این نوع داده در بالا ذکر شده که از تکرار کردن آنها اجتناب می کنیم.

خواص فیلد Yes/No(بلی/خیر):

هر یک از خصوصیات این فیلد در زیر تشریح شده است و طبق معمول از تکرار اجتناب کرده ایم:
----------->
Format(شکل): برای اینکه نحوه نمایش فیلد برای اکسس مشخص شود یکی از حالات
Yes/No(بلی یا خیر), True/False(درست/غلط), On/Off(روشن/خاموش) را می
توانید انتخاب کنید.
-----------

خواص فیلد شی OLE :

خواص موجود در این نوع از فیلد که دو مورد می باشد در قسمتهای دیگر این درس ذکر شده که بسیار ساده و پیش پا افتاده می باشد.

خواص فیلد از نوع Hyperlink(ابرمتن):

خاصیتهای موجود برای این نوع از داده همانند خواص موجود برای داده از نوع
Text(متن) می باشد که من ضرورتی در تکرار موارد ساده ای مانند این نمی
بینم.

خواص فیلد Lookup Wizard(جادوگر جستجوگر):

داده از نوع Lookwizard جادوگری را به کار می اندازد که شما با طی مراحل
این جادوگر و انتخاب جدول و فیلدهای جدولهایی که انتخاب کرده اید و می
خواهید داده ها از آنها استخراج شده و در مقابل کاربر نشان داده شود
خصوصیات متفاوتی را برای شما نمایان می کند.(توجه کنید که برای استفاده از
جادوگر جستجو قبلا باید جدولی داشته باشید که داده ها از آن استخراج شده و
در این قسمت قرار داده شود پس اول جدولی حاوی داده هایی که می خواهید در
لیست قرار داده شود ایجاد کرده وسپس از جادوگر استفاده کنید). بعد از طی
مراحل جادوگر و ایجاد آن شما می توانید بر روی شاخص Lookup موجود در قسمت
خصوصیات فیلد کلیک کرده تا خصوصیات مربوط به جادوگر طراحی شده برای شما
نمایان شود در زیر هر یک از این خصوصیات موجود تشریح شده است:
----------->
Display Control(کنترل نمایش داده شده): این خاصه مشخص می کند که در هنگام
دریافت اطلاعات در حالت نمایشی Datasheet چه کنترلی در این فیلد اعمال شود
لیست موجود در این قسمت حاوی Text Box(جعبه متن), List Box(جعبه لیست
شده), Combo Box(جعبه ترکیب) می باشد.
Row Source Type(نوع ماخذ سطر):مشخص کننده جایی است که داده از آن منشا می
گیرد. گزینه های ممکن عبارتند از Table/Query(جدول یا بازجست), Value
List( داده هایی که وارد می کنید), Field list(فهرستی از فیلدهای یک جدول
یا جستجو).
Row Source(ماخذ سطر): می تواند یک جدول یا بازجست یا معمولا یم عبارت SQL
باشد. از شنیدن عبارت SQL مضطرب نشوید نمایشش شاید به چشم گیج کننده برسد
اما در واقع همان چیزی است که هنگام ایجاد بازجست آنرا می سازید. پس زیاد
این قسمت از خصوصیات را دستکاری نکنید تا با آن بیشتر آشنا شوید.
Bound Column(ستون مقید): ستونی از List Box یا Combo Box است که قبلا انتخاب شده است و این فیلد داده های نمایش را از آن برمی دارد.
Column Count(تعداد ستونها): تعداد ستونهای ماخذ سطری است که می خواهید نمایش داده شود.
Column Heads(عناوین ستونها): تعیین می کند که آیا برای ستونها عنوانی نیز نمایش داده شود یا نه.
Column width(پهنای ستونها): پهنای هر یک از ستونها را بر حسب سانتیمتر نشان می دهد که با ویرگول از هم جدا شده اند.
List Rows(تعداد سطور فهرست): این خصوصیت همانطور که از نامش پیدا است تعداد ستونها نمایش داده شده را تعیین می کند.
List Width(پهنای فهرست): پهنای کلی Combo Box یا List Box را مشخص می کند.
Limit to list(محدود به فهرست): مشخص می کند که آیا کاربر باید از فهرست
انتخاب کند یا این که می تواند مقادیر مورد نظرش را نیز وارد کند.
----------
Lookup Wizard قابلیتی جالب است, این قابلیت ابزار قدرتمند و سودمندی است.
هر چند تا زمانی که قدری با اکسس کار نکنید از این فهرستها در جدول
استفاده نخواهید کرد, لیکن هنگامی که آماده استفاده از آن شدید متوجه
خواهید شد که کار با آنها ساده است.

خواص جستجو:

در قسمت خصوصیات فیلد سربرگ دیگری به نام Lookup وجود دارد که آنرا می
توانید برای بعضی از نوع داده ها تنظیم کنید نه برای همه و کار با این
سربرگ بسیار ساده و راحت است و تمامی موارد موجود در آن را توضیح داده ایم
وشما در کار کردن با آن که بسیار کم به آن احتیاج خواهید داشت مشکلی
نخواهید داشت.

ذخیره کردن جدول:

در هنگام طراحی جدول حتما به خاطر داشته باشید که کلید اصلی را در آن
ایجاد کنید یا به عبارت دیگر بهتر است قبل از هر کاری کلید اصلی را در
ابتدای جدول ایجاد کنید.
اما بعد از اینکه جدول خود را به طور کامل تعریف کردیدباید آنرا ذخیره
کنید. برای این کار می توانید با زدن علامت ضربدر گوشه سمت راست بالا جدول
اقدام به بستن جدول کنید و هنگام سوال کردن از شما مبنی بر ذخیره جدول
آنرا تائید کرده و نامی را که در نظر دارید به جدول خود اختصاص دهید. پس
از این کار جدول بسته خواهد شد و نام آنرا می توانید در میان فهرست جداول
موجود ببینید.

حالا شما قادر به طراحی جداول می باشید هرچند که پیچیده باشند و به مرور
زمان در این کار استاد خواهید شد. حال که شما می توانید اولین شی موجود در
پایگاه داده خود را ایجاد کنید پس اقدام به اینکار کرده و چندین جدول را
برای برنامه خود ایجاد کنید کار زیبا و لذت آوری است. در درس آتی به نحوه
وارد کردن داده های در جدول ایجاد شده خواهیم پرداخت پس تا درس آتی جداول
خود را ایجاد کرده باشید تا در وارد کردن داده ها دچار مشکل خاصی نشوید.