آرشیو مقالات و مطالب فارسی

 ورود داده‌ها به جدول

حال که در سه درس قبلی با طراحی جداول در اکسس آشنا شدید و موفق شدید که
اولین جدول خود را طراحی و در پایگاه داده قرار دهید موقع آن رسیده است که
از جداول طراحی شده توسط خودتان استفاده کامل را ببرید یعنی داده ها خود
را برای نگهداری و انجام عملیات در جداول خود وارد کنید و این موضوع یعنی
وارد کردن داده ها در جدول و اصلاحات در آنها موضوع درس این جلسه می باشد.


در ادامه این درس به بررسی راه کارهای موجود برای وارد کردن اطلاعات در
جدول های طراحی شده خواهیم پرداخت. شاید ساده ترین و پرکاربردترین راه
برای ورود داده ها, استفاده از حالت نمایشی Datasheet یا صفحه گسترده
باشد.اگر تا به حال تجربه کارکردن با برنامه هایی مانند Microsoft Excel
را داشته باشید حتما تشابه بسیار بین این برنامه و حالت نمایشی Datasheet
خواهید دید. با استفاده از حالت نمایشی Datasheet به راحتی می توانید
مقادیر را در سطرها (رکوردها) و ستونهای (فیلدها) جدول وارد کنید.در این
حالت نمایشی با ورود مقادیر در سطرها و ستونها در واقع رکوردها و فیلدهای
جدول را پر می کنید. علاوه بر ورود داده های جدید هنگامی که خطایی در داده
وارد شده مشاهده کنید یا وقتی بخواهید مقادیر را تغییر دهید با ید داده
های موجود را اصلاح کنید. اکسس برای جستجو و اصلاح محتوای جدول ها, در
حالت نمایشی Datasheet ابزارهای اصلاحی متعددی دارد. حالت نمایشی
Datasheet علاوه بر ورود و اصلاح داده ها, می تواند در میان داده های مورد
نظر جستجو کند.

مقدمات جهت افزودن داده ها به جدول :

هنگامی که با استفاده از حالت Design جدولی ایجاد کردید برای ورود داده ها
به آن آمادگی خواهید داشت. پس اگر جدولی طراحی نکرده اید یک جدول طراحی
کنید و اگر جدولی از پیش طراحی شده دارید مراحل زیر را طی کنید:
1) از لیست جدولهای موجود جدولی را که می خواهید داده ها را در آن وارد
کنید انتخاب کنید, برای اینکار کافی است بر روی نام جدول موردنظر یک بار
کلیک کنید.
2)برای باز کردن جدول روی کلید Open کلیک کنید. اکسس جدول را در حالت
نمایشی Datasheet نمایش می دهد. اگر اولین دفعه باشد که اقدام به وارد
کردن داده در جدول موردنظر می کنید جدول به صورت خالی ظاهر می شود ولی اگر
داده ای قبلا در آن وارد کرده باشید داده های موجود نیز نشان داده خواهند
شد. توجه: اگر قصد داشته باشید که تغییری در ساختار جدول ایجاد کنید باید
بر روی دکمه Design کلیک کنید تا بتوانید قسمتهای موردنظر خود را تغییر
داده یا فیلدهای جدید خود را به آن اضافه کنید( در این مورد به صورت مفصل
قبلا صحبت کرده ایم)
هنگامی که برای اولین بار حالت نمایشی Datasheet ظاهر می شود, اکسس نشانگر را در ابتدای نخستین فیلد در نخستین رکورد قرار می دهد.

ورود داده ها در جدول :

به طور حتم تا حالا متوجه شده اید که برای وارد کردن داده ها در جدول به
مهارت خاصی نیاز ندارید. شروع به وارد کردن نخستین مقدار در جدول کنید تا
اکسس آنرا از شما قبول کند. با استفاده از تمامی کلیدهای صفحه کلید می
توانید به راحتی داده ها را در جدول وارد کرده و بین فیلدها و رکوردهای
مختلف گشت بزنید.
توجه: اگر برای فیلدی خصوصیات ویژه ای را تعریف کرده باشید باید مطابق با
آن عمل کنید. مثلا اگر طول فیلی را 12 کاراکتر تعیین کرده باشید, اکسس فقط
امکان ورود 12 کاراکتر را به شما خواهد داد. اگر توجه کرده باشید متوجه می
شوید که هنگامی که شما شروع به وارد کردن اولین مقدار در نخستین فیلد
رکورد کردید, اکسس به طور خودکار رکورد خالی بعدی را ایجاد می کند. بدین
ترتیب می توانید پس از اتمام ورود داده در اولین رکورد به رکورد بعدی
بروید. همچنین اگر دقت کنید ستاره ای را در ابتدای رکورد خالی می بینید
این ستاره به این معنا است که رکورد جدید بوده و خالی نمی باشد. اگر در
این رکورد جدید داده ای وارد نکنید اکسس آن را در جدول ذخیره نخواهد کرد.
یکی از راههای متداول حدکت کردن در بین فیلدهای جدول استفاده از کلید Tab
است اگر کلید Tab را فشار بدهید به فیلد بعدی موجود در جدول می روید و
همچنین اگر Shift+Tab را فشار دهید به فیلد قبلی موجود در جدول هدایت
خواهید شد. همچنین می توانید با اشاره گر ماوس بر روی فیلد مورد نظر کلیک
کرده و اقدام به ورود داده کنید.
همواره نیم نگاهی هم به میله وضعیت در پایین پنجره حالت نمایشی Datasheet
داشته باشید. وقتی که داده ها را در فیلدهای جدولی وارد می کنید میله
وضعیت توضیحی در باره آن فیلد می دهد. در واقع این توضیح همان توضیحی است
که شما در هنگام طراحی جدول در قسمت Deion (شرح) فیلد واردکرده اید
و حال برای اطلاع کاربر در میله وضعیت نشان داده می شود. مثلا اگر در قسمت
Deion فیلد نام متن "نام کامل خود را وارد کنید" را وارد کرده باشید
هنگامی که کاربر می خواهد این فیلد را در جدول پر کند در میله وضعیت عبارت
"نام کامل خود را وارد کنید" را می بیند.
توجه: در ابتدای رکوردی که در حال ورود داده یا اصلاح آن هستید شکلک مداد نمایش داده می شود.
توجه کنید هنگامی که تمامی فیلدهای یک رکورد را پر کردید و به رکورد بعدی
رفتید اکسس به طور خودکار رکورد را ذخیره می کند. در این صورت در صورت به
وجود آمدن اتفاق غیر قابل پیش بینی شما حداقل اطلاعات را از دست خواهید
داد. ولی چنانچه مایل هستید به صورت دستی در میانهای وارد کردن داده ها در
یک رکورد آن رکورد را ذخیره کنید می توانید از کلیدهای Shift+Enter
استفاده کنید.

اصلاح فیلدهای جدول :

در اکسس تغییر داده های وارد شده بسیار آسان است. فقط کافی است که با
استفاده از کلیدهای Tab و Shift+Tab یا با بهره گیری از ماوس به فیلد مورد
نظر خود بروید تا اکسس تمامی محتویات آن فیلد را به صورت پر رنگ
درآورد.حال می توانید اقدام به ورود داده جدید در آن فیلد بکنید. فقط دقت
کنید چون تمامی محتویات فیلد به حالت پررنگ است داده جدید جایگزین آنها
خواهد شد.
توجه: اکسس در ابتدای رکوردی که در حال اصلاح است علامت فلش را قرار می
دهد. در واقع سه علامت مداد(ورود داده), فلش(اصلاح داده) و ستاره(رکورد
جدید)علامتهای متداول جدول است.
اگر قصد ندارید که تمامی محتویات فیلد را پاک کنید کافی است کلید F2 را
فشار دهید تا داده از حالت پر رنگ خارج شود. بدین ترتیب داده جدید به داده
قبلی در همان فیلد اضافه می شود.در واقع با زدن کلید F2 به حالت اصلاح
وارد می شوید.البته توجه کنید که با استفاده از ماوس می توانید در هرجایی
از فیلد تغییرات لازم را بدهید و استفاده از ماوس در این کارها به مراتب
راحتتر از صفحه کلید است.
در اینجا ذکر این نکته را ضروری می بینم شما می توانید از کلیدهای صفحه
کلید تمامی بهره را ببرید و همه کلیدها به طوری که در برنامه های دیگر
مانند ورد عمل می کنند در اینجا نیز عمل خواهند کرد. همچنین شما می توانید
با انتخاب گزینه های Copy و Paste از منو Edit محتوای یک فیلد را در فیلد
دیگری کپی کنید این عمل درست مانند عمل کپی و الصاق در برنامه های واژه
پرداز مانند Word می باشد و عملکرد آن بسیار ساده و آسان است.

استفاده از میله ابزار حالت نمایشی Datasheet

هنگام استفاده از حالت نمایشی Datasheet میله ابزار می تواند بسیار سودمند
باشد. همانطور که چندین بار نیز گفته ام اکسس در انجام فعالیتهای مختلف
میله ابزار را تغییر می دهد. در شکل 111 در زیر شما می توانید با میله
ابزار این پنجره آشنا شوید. حتما سعی کنید تمامی امکانات میله ابزار را به
خاطر بسپارید که در مواقعی به آنها احتیاج خواهید داشت.یکی از کاربردهای
مفید میله ابزار دکمه view اولین دکمه موجود در این میله است که با فشار
دادن آن می توانید در بین حالتهای نمایشی Datasheet و Design حرکت کنید.



کنترل بر روی رکوردهای زیاد:

فرض کنید بخواهید به جدولی که قبلا چند صد رکورد وارد آن شده, رکوردهای
جدید را اضافه کنید.ممکن است رکوردهای جدید شما را گیج کنند و یا تشخیص
رکوردهای جدید دشوار باشد.قبل از ورود رکوردهای جدید می توانید تمامی
رکوردهای پیشین را مخفی کنید.برای این کار کافی است از منو Records گزینه
Data Entry را انتخاب کنید اکسس بجز رکوردهایی که به تازگی وارد شده, باقی
را از دید شما پنهان می کند. در این هنگام وقتی شما داده های جدید را وارد
می کنید اکسس فقط رکوردهای جدیدی را که وارد کرده اید نمایش می دهد.در
واقع تمامی رکوردها در جدول وجود دارند ولی اکسس آنها را پنهان می کند.
برای بازگشت به وضعیت نمایش تمامی رکوردها می توانید از منو Records گزینه
Remove File/Sort را انتخاب کنید. در این صورت اکسس تمامی رکوردهای جدول
را نشان می دهد.
جدولهای پایگاه داده ممکن است بسیار بزرگ باشد مثلا ممکن است در انبار یک
شرکت صدها جنس وجود داشته باشد که در پایگاه داده ثبت شده اند.

برای حرکت در جدولهای بزرگ بجای استفاده از کلیدهای صفحه کلید می توانید
از منو Edit گزینه Goto را انتخاب کنیدتا لیستی باز شود که به شما امکان
رفتن به اولین رکورد, آخرین رکورد, رکورد قبلی یا بعدی در جدول را می
دهد.همچنین اگر از لیست باز شده گزینه New را انتخاب کنید اکسس یک راست به
رکورد جدیدی در انتهای جدول می رود. در واقع این لیست Goto درست مانند
دکمه های حرکت در زیر پنجره Datasheet است که قبلا درباره آنها صحبت
کردیم. در این دکمه شما می توانید با تایپ شماره رکورد مورد نظر یک راست
به آن رکورد بروید. مثلا اگر در جدولی قصد رفتن به رکورد 1363 را دارید
کافی است کلید F5 را فشار داده و عدد 1365 را وارد کنید تا اکسس به آن
رکورد رجوع کند.(البته در درس آتی جستجوی داده های معین توضیح داده خواهد
شد)
حتما همگی با کاربرد دکمه Undo آشنا هستید در واقع این دکمه زمانی به کار
می رود که هنگام وارد کردن داده در یک فیلد متوجه شدید که اشتباهی رخ داده
است و قصد دارید داده های قبلی فیلد به آن بازگردند با زدن دکمه
Undo(بازگرداندن) از میله ابزار یا فشار کلید Esc از صفحه کلید این عمل به
راحتی انجام می شود.

ورود داده های غیر متنی:

در اکثر فیلدهای پایگاه داده شما نوع داده ذخیره شده در آن را قبلا در
طراحی جدول تعیین کرده اید مثلا فیلدی را از نوع متن و دیگری را از نوع
عدد تعیین کرده اید اگر در هنگام ورود داده مثلا در فیلدی از نوع عدد
بخواهید متن وارد کنید اکسس پیغام خطایی به شما نشان می دهد و اجازه این
کار به شما داده نخواهد شد. درست است که تعداد فیلدهایی که به غیر از نوع
متن و عدد هستند بسیار کم است ولی به هرحال ما مجبور به استفاده از آنها
هستیم بعضی از این انواع داده ها روشی خاصی را برای وارد کردن داده می
طلبند که به آنها می پرازیم:

ورود داده در فیلدی از نوع Memo :

همانطور که در دروس پیش نیز ذکر شد داده از نوع Memo نسبت به داده از نوع
متن می تواند مقدار کاراکتر بیشتری را در خود نگهداری کند یعنی چیزی حدود
64000 کاراکتر. اکسس برای کار با این متن بزرگتر ابزار خاصی را در نظر
گرفته است.
توجه: در حالت نمایشی Datasheet ابزارهای ورود داده برای فیلدهای از نوع
Memo ضعیف است. فرمها و پنجره های محاوره(درون برنامه), قابلیتهای بهتری
برای این کار فراهم می کنند.
معمولا در هنگامی که در یک فیلد از نوع Memo قصد ورود داده ای را داشته
باشیم روی آن Zoom می کنیم برای این کار کافی از کلیدهای shift+F2 را فشار
دهید.
کارکرد این پنجره zoom به طرز خاصی تعجب آور است مثلا اگر شما بخواهید پس
از پایان یک پاراگراف در فیلد Memo یک پاراگراف دیگر را شروع به تایپ
کنیدباید به جای Enter کلیدهای ctrl+Enter را فشار دهید. تا اکسس نشانگر
را به خط جدید ببرد.
اگر برای ورود داده ها از فرم استفاده کنید فرم قادر خواهد بود تا تمامی
فیلد Memo را در یک لحظه نمایش دهد و به شما امکان می دهد تا به راحتی و
بسیار طبیعی تر در فیلد از نوع Memo گردش کنید.(البته بعدا در مورد فرمها
به طور مفصل صحبت خواهیم کرد.)

ورود داده در فیلدی از نوع Data/Time (تاریخ/زمان):

در ورود داده در این نوع فیلد باید توجه کنید که شما در هنگام ایجاد
پایگاه داده برای ورود داده در این فیلد چه شکلی را انتخاب کرده اید پس
باید بر اساس همان شکل انتخابی داده ها را وارد کنید. واضح است که در این
نوع فیلدها هم تاریخ و هم زمان را می توانید وارد کنید یا یکی را وارد
کنید. برای درج تاریخ سیستمی خود در این نوع فیلد (یعنی تاریخ حال) کافی
است دکمه های ;+Ctrl را فشار دهید تا تاریخ موجود در سیستم در فیلد وارد
شود.

ورود داده در فیلدی از نوع Yes/No (بلی/خیر):

اگر داده ای از نوع Yes/No در جدول خود داشته باشید به جای آن یک جعبه
انتخابی را خواهید دید که اگر جعبه را انتخاب کنید در واقع Yes و اگر
انتخاب نکنید در واقع No را برگزیده اید. برای انتخاب جعبه های انتخابی یا
باید از ماوس استفاده کنید یا اینکه کلید SpaceBar را از صفحه کلید فشار
دهید.

ورود داده در فیلدی از نوع OLE:

اگر بخواهید داده های نرم افزارهای دیگر را در اکسس ذخیره کنید (مانند
عکس,صوت,فیلم و غیره) باید داده ای از نوع OLE ایجاد کرده باشید نحوه
ایجاد این نوع داده در دروس پیش گفته شده است. برای وارد کردن این نوع
داده نمی توانید از صفحه کلید استفاده کنید پس باید روش مخصوصی را طی
کنید. برای قرار دادن شی از نوع OLE ابتدا باید مکان شی OLE را با استفاده
از ماوس در جدول انتخاب کنید بعد از منو Insert گزینه را انتخاب
کنید تا پنجره ای مانند شکل 112 در زیر باز شود. این پنجره راه ورود داده
های دیگر در اکسس است.



در این پنجره دو انتخاب وجود دارد یکی استفاده از نرم افزارهای گوناگون
برای ایجاد فایل مورد نظر(Create New) و دیگری استفاده از فایلهایی که
قبلا ایجاد و روی هارد ذخیره شده اند(Create form file). اگر از حالت اول
استفاده کنید یعنی قصد داشته باشید با استفاده از نرم افزاری دیگر اقدام
به ایجاد فایل خود کنید با انتخاب گزینه Create Now از لیست کناری آن نرم
افزار مورد نظر خود را انتخاب کنید و بر روی OK کلیک کنید تا نرم افزار
باز شود و شی جدید ایجاد گردد.(مانند استفاده از نرم افزار Photoshop برای
ذخیره یک فایل فوتوشاپ در پایگاه داده)
ولی اگر حالت دوم را مورد استفاده قرار می دهیدهرچند که پیشنهاد من
استفاده از مورد قبل است باید گزینه Create form file را انتخاب کنید تا
کادری در مقابل شما ایجاد شود. با کلیک روی دکمه Browse اقدام به انتخاب
فایل موردنظر کنید. توجه کنید که اکسس نمی تواند در حالت نمایشی Datasheet
شی از نوع OLE را نمایش دهد و فقط به ذکر یک نام در مورد آن بسنده می کند
مانند Bitmap Image ولی با استفاده از فرمها یا گزارشها می توان موضوع OLE
را نمایش داد.
درس ورود داده ها در جدول هم به پایان رسید. امیدواریم این مبحث برای شما
مفید بوده باشد. در درس آتی در مورد جستجو و دیگر موارد لازم در کار با
داده ها صحبت خواهیم کرد.


منبع فناوری اطلاعات ایران